Tips ①では、インフルエンワクチン予約の基本設定について、無駄な問い合わせを減らし、患者を悩ませずにネット予約に誘導する設定方法、Tips ②では、よりネット予約率を高めて予約受付の人的負担を減らし、売上に貢献する設定、告知方法をご紹介しました。Tips ①②をまだご覧になっていない場合は、先にそちらをご覧ください。

今回は、入庫希少なシーズンにネット予約を取りすぎてしまうリスクを減らす、薬卸さんに効率よく交渉、発注する方法、小児のインフルエンザワクチン２回目の予約がまだの方のリストを確認する方法などをご案内します。

年度によりインフルエンザワクチンの入庫が希少なシーズンや、シーズン終盤になり、在庫数が少なくなってきた。または１年間の入庫数があらかじめ決まっているなどの場合便利な機能です。

「マスタ管理」-「ワクチンマスタ」-「予約制限数」の欄に見込み入庫数で予約可能な人数の目安を入力し「更新」します。見込み入庫数より少し少な目の数を設定するのがコツです。ワクチンは１本１人のシリンジとは限らず、バイアルやボトルの場合、端数の廃棄がでます。入庫予定ギリギリの人数を指定してしまうとワクチンが足りなくなる可能性がありますのでご注意ください。

この「予約制限数」は入庫潤沢の場合は「-1」で制限しないこともできます。入庫数の残数が限られる場合に設定いただくと、ネット予約、割込み予約、いずれも、予約が１名はいると 数がカウントダウンされ、キャンセルされると数が戻る・・・といったように予約制限数の残数にリアルタイムに反映されます。「0」になった段階で、自動的にネット予約をストップ、割込み予約もストップします。

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インフルエンザワクチンの場合、３歳未満は「0.25ml」、３歳以上は「0.5ml」を実施するため、ボトルやバイアルで仕入れておられる場合は、当日年齢により投与量が変わるので、年齢に応じたカウントダウンが必要な場合があります。

「ワクチンマスタ」-「インフルエンザ」-「編集」-「年齢別 ml」の項目で「0.25ml」の横「予約制限消費数」の欄を「1」、「0.5ml」の横「予約制限消費数」の欄を「2」にすることにより、年齢による「予約制限数」のカウントダウンの仕方を変えることができます。

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要するに３歳未満0.25ml消費する患者の予約が１名入ったら「1」減る、３歳以上0.5ml消費する患者の予約が１名入ったら「2」減るというルールになります。
1mlのボトルでは0.25mlを1と換算すると「4」とれるという考え方で制限数を設定いただきます。

ですので、例えば今年は「1ml」のボトルを100本仕入れる、もしくは残っているという前提で、ワクチンマスターの「年齢別ml」で「予約制限消費数」「0.5ml」=「2」、「0.25ml」= 「1」で設定されている場合

1ml ＝ 0.25 × 4 となりますので
0.25 × 4× 100本 = 「400」 を「予約制限数」に設定ください。

すると、３歳未満の方が予約されると 「400-1＝399」 ３歳以上の方が予約されると 「399-2 = 397」 とカウントダウンされていき、投与量に応じて数が減っていきます。キャンセルが出た場合はその逆で制限数の残数が戻ります。

シリンジの場合は1人１本しかとれませんので、組み合わせて仕入れられる場合は、それらを余裕を持った数で制限数を指定し、シーズン終盤に最終的な在庫数が割り出せたら、余りが出ないように「制限数」に適切な残数をいれてご予約を終了してください。

管理画面「予約・実施集計」の項目には、指定期間中の予約者の集計、必要なワクチン投与量集計、過去の期間であれば実施数集計を出すことができます。
「集計分析」で、現在確定している予約数を確認し、薬卸への発注業務に利用していただくと便利です。

Uttaroを２年以上継続していただいている医療機関であれば、昨年の実施数を集計し、今年度の予約数とともに、必要なワクチン数の目安を薬卸の担当者に実績として示し、入庫確保の交渉などにも使っていただくことができます。
医療機関は、ざっくり多めの発注をしたいが、返品、廃棄を避けたい薬卸は、少な目の在庫しか出したくない・・・というやりとりが全国的にあるようです。
過去実績と、現状の確実な予約数を数値で示すことで、薬卸が返品の心配をせず、ワクチンを優先的に確保して納入しやすくなる傾向があります。

指定期間内に0.25mlの患者、0.5mlの患者がどれだけいるかを割り出すには、「予約者名簿リスト」も便利です。指定期間中に特定ワクチンを予約した患者のリストを出力します。投与量も出力が可能です。

ざっくり指定期間中のリアルタイムでの予約人数を確認したい場合は、「ワクチン予約数集計」をご利用ください。エクセル出力ではなく画面上で予約状況や実施状況がだいたい把握できるので便利です。

「集計分析」-「今シーズンインフルエンザ2回目未予約者リストベータ版」を活用ください。他の患者様の新規予約で在庫が終わってしまわないよう、２回目の予約がまだの方のリストが表示されます。ご来院時、もしくはメールなどで２回目のご予約確定を告知していただくリストとして活用いただくことができます。

以上、インフルエンザワクチン予約の必須の設定（Tips ①） ネット予約率をあげる設定（Tips ②） 入庫数をこえて予約を取りすぎない、在庫を確保するTips ③の記事をご覧の上、スムーズでスタッフの負担を削減する運用を行ってください。

小児科内科基本プラン、コロナワクチン専用プランをご契約の医療機関様も同様の機能を活用できますので、是非普段の運用からご利用ください。