Tips ①では、インフルエンザワクチン予約の基本設定について、無駄な問い合わせを減らし、患者を悩ませずにネット予約に誘導する設定方法をご紹介しました。Tips ①をまだご覧になっていない場合は、先にそちらをご覧ください。

今回は、思ったようにネット予約が増えない、思った通りの予約内容で入らないという医療機関様に改善案をご提案します。インフルエンザワクチン専用プランと、小児科内科基本プランをご契約の医療機関と若干異なる部分もございますので、契約内容に沿ってお試しください。

せっかく予約サイトでネット予約を解禁しても、契約間もない医療機関の場合ネット予約サイトはGoogleなど検索エンジンにインデックスされず、検索に引っかからないケースも多いです。ホームページやGoogleマイビジネス、ＳＮＳを運用しておられる医療機関であれば、それらの目立つ位置に「ネット予約サイト」へのリンクを掲載してください。ＳＮＳであれば、何度も投稿するのもよいと思います。LINE公式アカウントを運用しておられる医療機関はリッチメニューから誘導リンクを設置したり、一斉メッセージ配信で、予約解禁日と予約サイトのＵＲＬをトークで送信することで、大きな告知効果を得ることができます。
ホームページも、ＳＮＳも運用しておられないという医療機関は、院内にＱＲの入ったポスターを印刷して受付にはる、リーフレットを印刷して来院された患者様に配るなどして必ず告知してください。

Uttaroの予約サイトには、医療機関のロゴ（正方形）とメインデザインとして、カバー画像（推奨サイズ：推奨サイズ700pix×250pix）をはめ込み、ホームページやSNSのプロフィールページのように美しく装飾することができます。

患者様に医療機関のオフィシャル予約サイトであることを印象付け、安心感をもたせます。設定されていない場合は「準備中なのかな？」「名前は似ているけど、別の医療機関かな？」など、予約操作を迷わせることになります。必ず、設定してください。※画像のサイズや比率を合わせるのが難しいなどの場合は、Uttaroサポートまで、お気軽にご相談ください。

インフルエンザワクチン専用プラン、もしくは小児科内科基本プランでインフルエンザしか予約を受け付けない枠を設定される場合、定員は「１名」刻みの枠を作られることは、おすすめしません。インフルエンザワクチンの場合、家族全員（成人も受け付けられる場合）、兄弟姉妹で同日同時間でのご予約を希望されるご家庭が多いです。特に１６時以降の枠ではそれが顕著になりますので、インフルエンザワクチンしか受け付けない枠、夕方の枠はできるだけ「５名」以上の定員で枠を作成してください。スムーズに多くの患者様が家族一緒にご予約をとっていただけるようになります。

いまどきの高齢者もスマートフォンは使いこなすとはいえ、６０歳未満の患者様に比べると、体が不自由な方も多くネット予約だけの先着順では高齢者が不利になるケースもあります。予約枠ごとに年齢制限をかけることもできますので、６５歳以上の年齢制限を予約枠にかけることで、若年層は予約を制限される高齢者優先のネット予約枠を作成したり、もしくは「Web禁止枠」設定をしておくことでネット予約はできないスタッフからの予約しか入らない枠を作成することもできます。定期的に通院しておられる体が不自由な患者様は、ネット予約ではなく、通院時に患者様のご都合に合わせて医療機関側で管理画面から手動で予約をとって予約を確保することもできます。

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小児科内科基本プランでは、予約できるワクチンの数が多く、インフルエンザワクチンが下のほうのメニューに表示されていると、患者様にとって見つけづらい要因となります。「マスタ管理」-「ワクチンマスタ」で、この時期は、「インフルエンザ」や「フルミスト」をワクチンの表示順の上のほうに移動してください。予約サイトでもワクチンマスタでの並び順と同じ並び順で表示されます。上の方にあると、ネット予約される際に見つけていただきやすい導線になります。

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定期接種、一般ワクチンの枠では、一般のワクチンとセットでインフルエンザワクチンの予約をとらせたい。インフルエンザだけの予約はインフルエンザ専用枠の時間帯でのみ取ってほしい・・・という場合 2つの設定の工夫を提案します。
患者様側のネット予約画面からは、適切な設定がされていないと、どの枠が医療機関側ではインフルエンザ専用枠なのか、操作の上ではわからないことがあります。

1. 「予約枠名」をつける。
   インフルエンザ専用枠には「インフルエンザ専用」一般的接種枠には「定期接種、一般枠、健診枠」など、予約枠設定時に枠の名称をつけましょう。患者様にもこの枠名が空き時間に表示されるので、適切にどの枠を選ぶべきか誘導することができます。
   
   
2. 「単独予約不可」機能をつかう。
   1.に加えて予約枠設定時に 受付対象「インフルエンザ」の右隣になる「単独予約不可」にチェックをいれます。そうすると、その枠では、ネット予約でそれ以外のワクチンを選んでから同時接種の候補としてしか「インフルエンザ」を選べないようになります。

普段、ワクチンマスタでインフルエンザは「停止」にしている医療機関や、今年度はじめてのインフルエンザシーズンを迎える医療機関ではよくあるミスです。Uttaroでは、月ごと、週ごと、曜日ごと、時間ごとに 受付るワクチンや健診を限定することができる設計であるため、ワクチンマスタで「受付中」に変えてもカレンダーに設定された実施期間の予約枠の「受付対象」の「インフルエンザ」にチェックが入っていないと、ネット予約が解禁されません。
予約受付期間の開始日時になってもネット予約が解禁されない場合などは、このミスが多いです。
このため一般のシーズンの日パターン、週パターンと インフルエンザ期間の日パターン、週パターンをあらかじめ分けて作っておき、インフルエンザシーズンのカレンダーにはインフルエンザ期間の週パターンを割り当てて、各枠の受付対象に「インフルエンザ」が含まれるパターンを設定するなどの工夫が必要です。

受付対象に「インフルエンザ」が含まれないパターンを数カ月先まで設定してしまった、今すでにカレンダーに設定してしまった枠すべてに「インフルエンザ」の追加をしたい という場合、予約者がいなければ、いったん予約枠を一括削除いただき、正しいパターンを割り当てていただく ということでも自力で解決いただけますがすでに、予約者が入り込んでいる、ご自身での修正では失敗してしまいそう・・・とご不安な場合は、Uttaroサポートまで、変更されたい内容をご連絡ください。
エンジニアが、ご指示にそって一括設定変更のお手伝いをいたします。


シリーズ最後、次の記事（Tips ③）では、ネット予約が入荷ワクチンを超えて入りすぎることを防ぐ、効率の良い発注、在庫確保方法について解説しています。